档案查询外调函——关于员工外调的通知

尊敬的各位领导：

近期，公司内部需要外调部分员工，为了确保员工档案管理的规范和准确性，我部将启动档案查询外调工作。现将有关档案外调注意事项告知如下：

员工档案的保管

员工档案是公司管理的重要资料，必须妥善保管并做好记录。公司要求员工档案存放在公司档案室中，并且实行严密的管理制度，所有档案必须进行密封，并由有权人签字确认。如有离职员工档案需要处理，应当按照公司规定的流程进行管理，离职员工档案必须进行退档处理并移交到离职人员原籍所在地的人才中心。

档案查询外调流程

为保证员工档案的有效性和准确性，公司在员工外调过程中，会按照以下流程进行操作：

部门需准备员工姓名、身份证号码、原工作单位、原工作地点和档案存放地点等材料。

向员工所在或所在地的人才中心发出档案查询外调函。

人才中心查档后，将查询结果以扫描件的形式以邮件或快递的方式发送给公司。

公司按照查询结果对员工档案进行审核和更新，并将处理结果反馈给人才中心。

人才中心将处理结果写入员工档案，并密封后公对公形式邮寄至员工现工作或劳动所在地。

档案遗失、丢失或损毁的处理措施

如果员工档案出现遗失、丢失或损毁等情况，部门应当立即报告人事处，人事处应当及时开展查找工作，寻找遗失、丢失或损毁的员工档案。若查找工作的结果为无法找回员工档案，则应当重新按规定的流程进行档案加盖公章和存档。

针对以上信息，希望全体员工在外调前认真了解公司的关于档案处理和流程的规定，细心做好自己的员工档案，并配合相关部门积极开展外调工作。感谢您对公司工作的支持与配合。

此致

敬礼！